MAツールvol.17｜コロナ禍で増えるWebミーティングの手間をHubSpotで簡素化

昨年から続く新型コロナウイルスの影響でオンラインでの商談・ミーティングの機会は非常に増えました。また、新型コロナウイルスの収束後もオンライン商談・ミーティングの機会は変わらず一般的となっていくことが予測できます。

これからも対応が必要となってくるオンラインのオペレーションを、HubSpotでできるだけ簡素化して業務の効率化に取り組みましょう。

過去の記事:
MAツールvol.02｜MAツール「HubSpot」を理解してみた

オンライン商談の増加

オンライン商談は多くの企業で取り入れられています。
コロナ禍の影響もあって増加傾向にありましたが、営業効率が上がって多くの商談を短期間で実施できることや、交通費などコスト削減にも繋がったりとメリットもたくさんあります。

営業効率アップ

お客様先へ伺う必要がなくなったため、移動時間を削減することができます。お客様先によっては実際にお会いしている時間よりも移動時間の方が長いケースだってあり得ます。
削減した移動時間を他の商談に充てることで営業効率を格段にアップさせることができます。

また、若手社員がベテラン社員の商談を見る機会を創出することもできます。有能な営業社員を増やすことも営業効率のアップに繋がるでしょう。

交通費などのコスト削減

移動の必要がないので交通費の削減にも繋がります。加えて、お客様へお渡しする紙の資料も必要なくなります。
Zoomなどのオンラインミーティングのツールに契約したり、通信環境を整えるために一部費用がかかる場合もありますが、基本的にはコストを下げることができるのではないでしょうか？

遠方のお客様とも気軽に商談が可能

製品・サービスの内容にはよりますが、オンライン商談によって物理的な営業可能範囲が広がりました。遠方のお客様とも容易に商談することができるようになったので、会社の営業活動に力を入れることができます。

商談のハードルが下がる

オンラインは対面よりもアポイントが取りやすいという特徴があります。お客様としては、対面よりも必要以上に身構えなくて良いのでアポイントの打診を受け入れやすいのです。
もちろん、対面の方が想いが伝わりやすいといった対面には対面なりのメリットがあります。それぞれのメリットを把握して、上手に使い分けましょう。

HubSpotでオペレーションを効率化

お客様へのアポイント打診やスケジュール調整など、商談までの基本的なオペレーションはそこまで変わりません。
オンライン商談時に使用するミーティングURLの発行と共有、そしてミーティングツールに事前に慣れておく等、少しだけ新しくオペレーションが発生する程度です。

それでも、スケジュール調整やミーティングURLの発行・共有は必ず発生する作業なので効率化したいところです。

HubSpotでお客様とスケジュール調整

HubSpotにはカレンダー機能があり、お客様へカレンダーを共有して空いている日時に予約してもらう形式でスケジュールを調整することができます。

手順は、自身のスケジュールを反映させたHubSpotカレンダーのURLをお客様へ共有するだけです。予約可能な時間を15分単位で設定できたり、共有するスケジュールを2週間後や4週間後までにする等、都合に合わせて細かい設定をすることができます。
予約して頂いた後は、ご自身のメールアドレス宛に通知メールが届きますので見落とす心配もありません。

HubSpotと各種ツールの連携

HubSpotと外部のカレンダーツールやミーティングツール（Zoom）を連携させることで、さらに効率化を図ることができます。

Googleカレンダー/Outlookカレンダーと連携

多くの企業がスケジュール管理にGoogleカレンダーとOutlookカレンダーを採用しているのではないでしょうか？
HubSpotはこれら２つのカレンダーと連携させることが可能です。連携すると各カレンダーとのスケジュールの同期が自動で行われます。

Google・Outlookカレンダーに既にスケジュールが記載されている日時は、HubSpotカレンダーから予約できないようになっています。
逆に、HubSpotカレンダーで予約された日時はGoogle・Outlookカレンダーへ自動で反映されるのでダブルブッキングの心配もいりません。

Zoomと連携

オンライン商談ではミーティングツールを活用するのが一般的ですが、HubSpotはZoomとの連携が可能となっています。

お客様が予約をすると自動でZoom URLが発行されます。さらに、お客様と自身宛てにZoom URLをメールで通知してくれます。

今後さらにポピュラーとなるオンライン商談ですが、少しでも業務の効率化を図ってりましょう！HubSpotは無料で簡単に始めることのできる一歩です。